Zmiana oprogramowania ERP – czy to się opłaca?
Aktualności

Zmiana oprogramowania ERP – czy to się opłaca?

Jednym z najważniejszych elementów współczesnego zarządzania przedsiębiorstwem jest wybór oprogramowania, z którego ma korzystać nasza firma. To decyzja o konsekwencjach, które często wydają się nam rozpisane na wiele miesięcy i lat. Możliwość późniejszej zmiany systemu obarczona jest przez to wieloma blokerami.

Zbyt daleko idącym uproszczeniem jest jednak stwierdzenie, że jest to krok nieopłacalny. Nie możemy ignorować szeregu istotnych sygnałów, które kierują nasze myśli w stronę zmiany podczas codziennej pracy. Dla każdego okażą się one nieco odmienne, zawsze zależą od charakteru danego przedsiębiorstwa, lecz występują wśród nich pewne elementy wspólne.

Kiedy powinniśmy rozważyć zmianę dotychczasowego programu ERP?

Podstawowym sygnałem, który prowadzi do decyzji o zmianie oprogramowania, jest szybki wzrost pozycji naszego przedsiębiorstwa. Gdy przechodzimy drogę od firmy małej do dużej, programy stosowane przez nas dotychczas często przestają wystarczać. My sami poszukujemy wówczas systemu, który wyjdzie naprzeciw naszej chęci utrzymania wzrostu i uzyskania przewagi nad konkurencją. Warto wówczas dokonać zmiany, która uwzględni bieżący wzrost naszej pozycji.

Alarmować również powinna nas sytuacja, w której dotychczas używane oprogramowanie przestaje być wspierane przez producenta. Pierwszym rozwiązaniem, które zazwyczaj wybieramy, jest wówczas aktualizacja systemu. Jednak właśnie wtedy warto zastanowić się nad krokiem, który poszedłby odrobinę dalej i stanowił dla nas duże ułatwienie w przyszłości. Decyzja o całkowitej zmianie, choć angażująca wiele naszych sił i środków, docelowo często okazuje się z tej perspektywy najbardziej opłacalna.

Przedsiębiorca nie powinien ignorować również sytuacji, w której czuje się zaniedbywany przez dotychczasowego dostawcę systemu ERP. Nie warto kontynuować za wszelką cenę relacji, która generuje nasze niezadowolenie. Problemy z helpdeskiem, brak odpowiedzi na sugestie usprawnień pracy – te elementy również powinny docelowo kierować nas ku większym zmianom. Czas będzie działał na naszą niekorzyść, najprawdopodobniej bezpośrednio wpływając na efektywność działania firmy.

Na rynku systemów ERP znajdują się również te, które dostosowują się do rozmiarów danego przedsiębiorstwa, stanowiąc uniwersalne rozwiązanie wielu problemów. Przykładem takiego programu jest enova365, rozwiązanie zaprojektowane dla firm o różnych rozmiarach. Niezależnie od skali działania danego przedsiębiorstwa, system firmy Soneta wychodzi naprzeciw różnorodnym potrzebom. Wszystko dzięki elastyczności i skalowalności oprogramowania, a także szerokiej gamie Autoryzowanych Partnerów oraz zespołów wdrażających.

Czynniki zewnętrzne i ich wpływ na decyzje

Przy podejmowaniu decyzji o zmianie nie bez znaczenia pozostaje sytuacja rynkowa. W minionych latach pandemia koronawirusa znacząco przyspieszyła proces transformacji gospodarki w kierunku cyfrowym. Coraz większa część rynków finansowych funkcjonuje w środowisku online. Szczególne znaczenie zyskuje w tym kontekście dobór systemu, który wykazuje gotowość do działania w realiach pracy zdalnej. Istotna staje się stała dostępność danych, osiągalna przy użyciu systemów ulokowanych w chmurze. Jeśli posiadasz program, który działa wyłącznie w obrębie stacjonarnych serwerów firmy, powinieneś szczególnie rozważyć zmianę na rozwiązania typu cloud native, jak enova365 multi. Ta wersja systemu umożliwia działanie w dowolnym miejscu i czasie. To daleko idąca zmiana, jednak dziś już niezbędna, by dobrze funkcjonować w realiach nowoczesnego biznesu.

Kolejny ważny aspekt, który zyskał na znaczeniu w ostatnich latach, to umiejętność dostosowania się programu do dużych zmian legislacyjnych. Eksperci, odpowiedzialni za ten aspekt funkcjonowania systemów ERP, od 2020 roku nieustannie wystawiani są na przyjmowanie kolejnych dużych modyfikacji w polskim prawie. Zmiany potrafią pojawiać się z dnia na dzień.

Trend, rozpoczęty przez szeroko zakrojone tarcze antykryzysowe w pierwszych miesiącach pandemii, w obliczu bieżących wydarzeń jest — i będzie nadal — rozwijany. W początkach 2022 roku pojawiły się zarówno przepisy tzw. Polskiego Ładu, jak i późniejsze korekty do niego. Wojna w Ukrainie może przynieść natomiast kolejne regulacje, które systemy ERP dla księgowości muszą jak najszybciej przetworzyć. Tym samym szczególnie istotne staje się oprogramowanie o wysokiej zdolności przetwarzania wielu zmian. Częste aktualizacje są w tym kontekście atutem systemu.

Doświadczenie w służbie przedsiębiorstwom

Dynamiczna sytuacja wiąże się naturalnie z pędem ku zaufanym rozwiązaniom, które od lat sprawdzają się przy przetwarzaniu dużych zmian w prawie. I tutaj ponownie warty uwagi staje się system enova365, który przez ponad dwie dekady obecności na rynku ERP z sukcesem sprostał wielu nowym zmianom legislacyjnym. Również w okresie pandemicznym eksperci firmy Soneta reagowali szybko na pojawianie się kolejnych elementów prawodawstwa. Na przestrzeni samego 2020 roku, wraz z pojawianiem się kolejnych Tarcz Antykryzysowych, system był aktualizowany nawet kilkanaście razy w miesiącu. Zgodność z przepisami jest teraz szczególnie istotna i tym bardziej nie warto jej pomijać.

Nie bez znaczenia pozostaje także rola wykwalifikowanego zespołu wdrożeniowego. Szeroka gama Autoryzowanych Partnerów enova365, doświadczona przez lata działania, sprawdziła się również w intensywnych minionych miesiącach. Wdrożenie oprogramowania w czasach jego częstych aktualizacji, wymaga szczególnej opieki nad danym przedsiębiorstwem. Zmiany prawne, które ustawodawca wprowadza w trybie bieżącym, potrafią zmieniać sposób obsługi danego modułu z dnia na dzień. Odpowiednio kompetentny zespół wdrożeniowy potrafi uchronić firmę przed potencjalnymi komplikacjami, dostarczając niezbędnej wiedzy i informacji.

Bieżące, nowe regulacje stanowią również dodatkowe obciążenie dla księgowych. Odpowiednie oprogramowanie stanowi więc z ich perspektywy niewątpliwy benefit. Gdy zmieniamy system na nowocześniejszy, zautomatyzowanych zostaje wiele procesów, które w starych systemach wymagały ingerencji z zewnątrz. Skrócony czas podejmowania decyzji możemy zatem wykorzystać na dalszy rozwój naszego przedsiębiorstwa i własnych kompetencji.

Wpływ na przyszłość

Zmiana dotychzasowego systemu ERP, stanowi nasze ubezpieczenie na kolejne lata. Odpowiednie przemyślenie aktualizacji i dobór systemu pozwala na dłuższy czas zapomnieć o problemach, które sprawiało nam poprzednie, przestarzałe oprogramowanie. Regularnie aktualizowane, nowoczesne systemy ERP oferują rozwiązania usprawniające działanie firmy. Sprawdzony system chmurowy gwarantuje natomiast większe bezpieczeństwo danych niż stare, stacjonarne systemy i bazy danych. Trzeba pamiętać, że za każdym dużym, nowoczesnym dostawcą stoi sztab ekspertów i osób technicznych, których zadaniem jest troska o komfort użytkownika. Zysk staje się widoczny na każdej płaszczyźnie.

Zgodność z przepisami, nowe usprawnienia i funkcjonalności, opieka oraz dopasowanie do potrzeb — jeśli odnosisz wrażenie, że właśnie tych elementów brakuje Ci w dotychczasowym oprogramowaniu, powinieneś rozważyć zmianę systemu ERP. To krok w przyszłość, który długofalowo na pewno się opłaci.